Заказы: список, карточка, приём заказа

Заказы — все заказы ваших точек: принятые на кассе и в кабинете. Здесь видно, кто заказал, к какому времени, что в составе и как оплачено. Отсюда же принимают заказ по телефону или из мессенджера — флористы увидят его на кассе.

Коротко. «Заказы» → «Новый заказ» → клиент, дата и время, самовывоз или доставка, букет, пожелания, аванс → «Создать заказ». Дальше в карточке заказа: «Принять оплату», статус «Собран», «Выдать и закрыть».

Список заказов

Вверху — вкладки: «Все», «Новые», «Собранные», «У курьера», «Завершённые», «Отменённые», «Возврат» и «Кредит» — заказы, закрытые в долг. Рядом с каждой вкладкой — сколько в ней заказов.

Поиск понимает номер заказа, имя и телефон клиента или получателя, адрес доставки и что в составе — например, «пионы».

Кнопка «Фильтры» открывает: период (по дате исполнения, создания или закрытия, «С» и «По»), источник, флорист, оплата, доставка или самовывоз. Порядок — нажатием на заголовок колонки: «№ заказа», «Клиент», «Исполнение», «Сумма», «Создан»; стрелка показывает, по возрастанию или по убыванию. Сколько фильтров задано — видно на самой кнопке, например «Фильтры · 2».

«Excel» — скачать заказы файлом: все заказы открытой вкладки с поиском и фильтрами, а не одна страница. В файле — состав целиком, клиент и получатель, доставка, суммы, оплата, кто принял, собрал и отвёз; сверху — какие фильтры стояли, внизу — итог. Файл аккуратно печатается на А4. Кнопку видят те, кому в роли дано право «Выгружать заказы в файл»; телефоны в файле — только у тех, кто видит телефоны и адреса.

Открытые заказы стоят по времени исполнения — ближайшие сверху. Если срок прошёл, а заказ ещё не закрыт, время в строке красное.

Под списком — «Сумма заказов» по всему, что нашлось.

Доска дня

«Заказы» → «Доска дня» — заказы на день колонками по статусам: «Новые», «Собранные», «У курьера», «Завершённые». На сегодня — и просроченные открытые с прошлых дней. Кнопка на карточке переводит заказ дальше: «→ Собран», «→ У курьера». Вид «По времени» — заказы по часам, с «через 40 мин» и «просрочен на 15 мин». Стрелками — другие дни. Кнопка «Новый заказ» — справа, как в списке: заказ сразу на день, открытый на доске (прошедший — на сегодня), и на выбранную точку.

Уведомления

Колокольчик в шапке кабинета: новые заказы, оплаты и возвраты денег («Возврат № 12: 400 ₽» — способ и причина), смены статусов и отмены — с касс, от коллег и с онлайн-витрины, и напоминания о просроченных заказах. О возвратах владелец и старшие могут получать и сообщение в бот сотрудника — «Возвраты денег»; выключить — «Профиль» → бот сотрудника, галочка «Возвраты денег». Только по точкам, где вы видите заказы; свои действия не показываются. Нажмите — откроется заказ.

Новый заказ с кассы или изменение в нём появляются в списке сами — обновлять страницу не нужно.

Принять заказ в кабинете

1. «Заказы» → «Новый заказ».
2. Клиент. Начните вводить телефон или имя — АмиФло подскажет знакомых клиентов. Новый клиент сохранится сам вместе с заказом. Если цветы получит другой человек, выключите «Получит заказчик» и впишите получателя. У знакомого клиента под телефоном появятся «Получатели клиента» — «Мама: Ольга», «Жена»: нажмите, и имя, телефон и адрес доставки впишутся сами. «Анонимно» — получателю не говорим, от кого цветы. Повод — одним нажатием: «День рождения», «Годовщина», «8 Марта» или свой. С включённым «Напомнить через год» повод сохранится у клиента, когда заказ выдадут, и через год появится в Календаре событий. Список поводов — в «Справочники» → «Поводы».
3. Когда и как. Дата исполнения — «Сегодня», «Завтра», «Послезавтра» или любая другая. Время — точное («к 15:30») или интервал («с 10:00 до 12:00»). Самовывоз или Доставка: для доставки — адрес с подсказками, квартира, подъезд, этаж, домофон, комментарий курьеру и курьер. Если у точки есть зоны доставки, после выбора адреса видно зону и стоимость, а «Добавить доставку в заказ» добавит её строкой. Под временем — периоды доставки точки с занятостью («10:00–12:00 · 3/5»): нажмите, и время станет этим интервалом. См. Зоны и периоды доставки.
4. Букет и состав. Найдите рецепт — он станет букетом со своим составом и ценой. Или нажмите «Собрать букет» и добавьте цветы сами. Доставку, открытку, упаковку можно добавить отдельно от букетов — в «Список товаров». Цены — цены этой точки. Если цветов на точке меньше, чем в заказе, вы увидите подсказку. Состав можно не указывать — флорист соберёт по пожеланиям и бюджету.
5. Пожелания и детали. Бюджет (есть быстрые суммы), пожелания, теги, текст открытки, источник и флорист.
6. Аванс — если клиент уже заплатил: сумма и способ оплаты.
7. «Создать заказ».

У букета может быть своя цена — как «Установить цену» на кассе: отметьте «Своя цена» и впишите сумму. Без неё букет стоит как сумма состава.

Карточка заказа

Слева — состав, итоги и оплаты, справа — общая информация и история: кто, когда и что сделал. В карточке — три последних действия, кнопка «Смотреть все действия» открывает всю историю сбоку.

«Скачать PDF» и «Скачать Excel» — в блоке «Бланк заказа» справа: заказ файлом, чтобы отправить клиенту или в бухгалтерию либо распечатать. В файле — точка, номер и статусы, когда и куда, заказчик и получатель, состав по букетам с ценами, скидки и надбавки, итог и «К оплате», текст открытки, пожелания и оплаты. Оба файла ровно ложатся на лист А4.

Статус — «Новый», «Собран», «У курьера» — переключают одним нажатием рядом с номером заказа, отметка переходит сразу. У самовывоза курьера нет, поэтому «У курьера» есть только у доставки — так же на «Доске дня» и на кассе.

Фото букета и получатель — блок справа: «Фото букета» для кассы и курьера (клиенту не уходит: заберут позже или повезёт курьер — видно, какой букет отдать; убрать — крестиком на фото), «Фото на согласование» (клиент ответит «Нравится» или «Хочу поправить»), все снимки с ответами и «Страница получателя» — ссылка и QR-код для открытки. См. Фото на согласование и страница получателя.

Доставка курьером — в общей информации: курьер, что он отметил в своём приложении (нажал «Забрал, в пути» — в карточке заказа это «Курьер в пути»; «Доставлен»; «Не доставлен» и причина) и фото вручения — нажмите, чтобы открыть крупно. Назначить курьера на несколько заказов разом — в разделе «Доставка». См. Курьеры.

«Изменить» — поправить клиента, время, адрес, состав и пожелания, пока заказ не закрыт.

«Добавить клиента» — у выданного заказа без клиента, в «Общей информации» под «Без клиента». Клиента забыли указать при продаже — впишите телефон и имя (подскажем знакомых клиентов; новый заведётся сам) и нажмите «Добавить клиента». Бонусы за покупку начислятся так же, как при выдаче, — по его группе и условиям группы на время выдачи; сколько начислено — в сообщении и в «Бонусах за заказ». Заказ войдёт в покупки клиента, в истории заказа — «Клиент добавлен после выдачи». Деньги, состав и чек не меняются; клиента в выданном заказе потом не поменять. То же — на кассе, в карточке заказа.

«Скидка или надбавка» — суммой или процентом, с причиной. Процент пересчитается сам, если состав поменяют. Убрать — крестиком в итогах. Там же — «Промокод»: АмиФло проверит код и условия акции сама, а если не подходит — скажет почему.

«Принять оплату» — способ и сумма; по умолчанию — сколько осталось. Меньше остатка — это аванс. Для наличных впишите «Получено от клиента» — АмиФло посчитает сдачу. Если у клиента заказа есть бонусы, среди способов будет «Бонусы»: сумма по умолчанию — сколько можно списать по его бонусной группе. Ошиблись с оплатой до выдачи — «Вернуть оплату»: деньги вернутся тем же способом, бонусы — клиенту. Среди способов есть и «Сертификат» (номер и «Проверить») и «Депозит» — если у клиента заказа он есть.

Сертификат и депозит. Продажа сертификата и пополнение депозита — отдельные заказы без товаров: вместо состава в них сертификат или депозит, а вместо «Выдать и закрыть» — «Выдать сертификат» или «Зачислить на депозит». Продать сертификат из кабинета — «Система лояльности» → «Сертификаты и депозиты» → «Продать сертификат»; пополнить депозит — карточка клиента, блок «Депозит». Подробнее — Система лояльности.

Скидка группы. Если клиент в скидочной группе, скидка встаёт в заказ сама, как только указан клиент и пока по заказу не принимали денег: «Скидка группы «Название» 10 %». Её можно убрать, как любую скидку.

«Бонусы за заказ» — после выдачи: сколько начислено, по какой группе и когда их можно тратить, а если не начислено — почему. Подробнее — Система лояльности.

«Выдать и закрыть» — заказ завершён, цветы списываются со склада точки. У заказа с доставкой, которую курьер ещё не отметил, кнопка называется «Вручён — закрыть»: такой заказ закроется сам, когда курьер или служба доставки отметят «Доставлен», — закрывайте вручную, только если букет уже вручили. Если цветов на складе не хватило, заказ всё равно закроется, а себестоимость уточнится, когда придёт следующая поставка. После закрытия в карточке видны себестоимость и валовая прибыль — если у вас есть право видеть себестоимость.

Закрыть в долг. Если заказ оплачен не полностью, АмиФло спросит: закрыть в долг? Такой заказ попадёт во вкладку «Кредит», долг потом принимают кнопкой «Принять оплату долга» — не больше долга. Вернули часть товара из такого заказа — долг уменьшится на его стоимость. Закрыть с переплатой нельзя — сначала верните лишнее.

Ссылка для клиента

Клиент ещё не знает адрес, время или текст открытки? «Ссылка для клиента» в карточке заказа (и на кассе) — он заполнит всё сам, а данные встанут в заказ с уведомлением. Постоянные ссылки, по которым клиенты оформляют заказ сами, — в «Настройки» → «Ссылки для заказа». См. Ссылки для заказа.

Ссылка на оплату

В карточке открытого заказа — «Ссылка на оплату», если у точки подключена онлайн-оплата: ссылка на то, что ещё не заплачено, сразу копируется — отправьте её покупателю. Он оплатит картой или через СБП, и оплата «Онлайн-оплата» встанет в заказ сама. См. Онлайн-оплата.

Заказы с онлайн-витрины

Заказ, который покупатель оформил на сайте магазина, появляется на кассах точки и здесь сам — со звуком и уведомлением «Заказ с витрины № …». В карточке — «С онлайн-витрины», источник — «Онлайн-витрина», доставка — отдельной строкой. Позвоните покупателю, подтвердите заказ и, если это постоянный клиент, поставьте его скидку: с сайта она сама не ставится. См. Онлайн-витрина.

Заказы из другой программы

После переезда из другой программы («Настройки» → «Переезд из других систем», раздел «История заказов») в списке появляются выданные, возвращённые и отменённые заказы из неё — с составом, оплатами, доставкой и получателем. В карточке такого заказа есть пометка, что он перенесён, и его номер в прежней программе. Это история: склад, бонусы и чеки он не трогает, и менять его в АмиФло нельзя — оплаты и чеки по нему остались в прежней программе. Зато по нему видно, что клиент брал, и он попадает в «Покупки год назад». См. Переезд из других систем.

Отмена

«Отменить заказ» — внизу карточки, с причиной и комментарием. Если по заказу уже платили, сначала верните деньги. Списанные бонусы возвращать не нужно — при отмене они вернутся клиенту сами. Отменённый заказ не пропадает: он остаётся во вкладке «Отменённые» со всей историей.

Возврат

В закрытом заказе:

• «Возврат товара» — сколько возвращают из каждой позиции. Включите «Вернуть на склад», если цветы можно продать снова; выключите, если они завяли или помяты, — они спишутся с причиной «Возврат заказа» (видно в «Списаниях» и в финансах). Сумма возврата — сколько эти позиции стоили в заказе на самом деле: со скидкой, надбавкой и ценой букета. Вернули всё — ровно итог заказа, сколько бы частей ни было. Следом АмиФло предложит вернуть деньги. У игрушек и других товаров с кодом «Честного знака» отметьте или отсканируйте коды вернувшихся штук — см. «Честный знак».
• «Вернуть деньги» — по конкретной оплате, целиком или частью. Деньги возвращают тем же способом, каким платили; оплату бонусами — бонусами на баланс клиента. Начисленные за вернувшийся товар бонусы списываются сами.

Когда вернули всё, заказ попадает во вкладку «Возврат».

Кто что может

Права — в «Настройках доступов», раздел «Заказы»:

• «Видеть заказы» — список и карточки своих точек.
• «Создавать и менять заказы, принимать оплату».
• «Отменять заказы», «Оформлять возвраты», «Давать скидки и надбавки», «Продавать в долг» — отдельными галочками.

Флорист по умолчанию принимает заказы, оплату и даёт скидки, но не отменяет, не делает возвраты и не закрывает в долг. См. Настройки доступов.

Частые вопросы

Начал заполнять заказ и случайно ушёл на другую страницу. Не потеряете: если в форме заказа есть несохранённые изменения, кабинет спросит «Уйти без сохранения?» — «Отмена» оставит вас на странице. Закрываете вкладку или обновляете страницу — то же спросит браузер.

Заказ с кассы не видно в списке. Проверьте вкладку, период и точку — или нажмите «Сбросить фильтры». Если касса работала без интернета, заказ появится, как только она выйдет на связь.

Почему у заказа без состава статус оплаты «Аванс», а не «Переплата»? Пока состав не указан, любая оплата — это аванс под будущий букет. Когда флорист соберёт букет, АмиФло сравнит сумму с оплатой.

Можно ли поменять закрытый заказ? Нет. Оформите возврат или новый заказ. Одно исключение: если заказ выдали без клиента, клиента можно добавить — кнопка «Добавить клиента», и бонусы за покупку ему начислятся.

Бланк заказа

В карточке заказа — блок «Бланк заказа»: «Флористу» (состав, пожелания, открытка) и «Курьеру» (адрес, получатель, сколько взять при получении). Бланк печатается на принтере чеков точки, а если его нет — на ленте кассы. См. Оборудование.