Переезд из других систем

Магазин уже работал в другой системе? Перенесите данные в АмиФло — каталог, клиентов, остатки — и не заводите всё заново. Раздел: «Настройки» → «Переезд из других систем». Первым делом он спрашивает, откуда вы переезжаете.

Коротко. «Настройки» → «Переезд из других систем» → выберите, откуда переезжаете. Программа из списка подключений — АмиФло заберёт данные сама: по подключению к вашему кабинету в ней или по ключу доступа из её настроек. Другая программа — таблицы Excel или CSV: сначала каталог с остатками, потом клиенты.

Переезд переносит данные всего кабинета, поэтому раздел видят владелец и те, кому точки, клиенты и бонусы можно менять на всех точках (в готовых ролях — администратор). Сотрудников и роли из другой программы переносит тот, кто ещё и ведёт команду и настраивает роли.

Переезд под ключ

Не хотите переносить сами — команда АмиФло сделает всё за вас. Вверху страницы «Переезд из других систем» — баннер «Переедем за вас» → страница «Переезд под ключ»: что переносим, как это будет, и форма заявки — откуда переезжаете, сколько точек, как связаться, когда удобно созвониться, что важно учесть. Заявка уходит в «Поддержку» обращением с пометкой «Переезд» — ответ придёт туда же и на почту. Пока заявка открыта, на странице вместо формы — ссылка на обращение.

Откуда переезжаете

Вашей системы нет в списке подключений? Под списком — ссылка «Оставьте заявку на переезд под ключ»: команда АмиФло перенесёт данные за вас (см. выше).

Из программы для цветочных магазинов — всё сразу

Подключитесь к своему кабинету в прежней программе, выберите, что переносить и в какие точки, и запустите перенос. Ход виден по разделам, в конце — сверка «было / стало» и список того, что перенеслось не так. До дня переключения можно работать в двух программах: изменения подтягиваются каждые 5 минут.

Из учётной программы — по ключу доступа

1. Ключ. В настройках прежней программы создайте ключ доступа (токен) с правами на просмотр и сразу скопируйте его — обычно его показывают только один раз. Можно подключиться и логином с паролем: АмиФло получит ключ сама, а пароль не сохранит.
2. Подключение. «Настройки» → «Переезд из других систем» → ваша программа: вставьте ключ — АмиФло сразу покажет склады, а за минуту посчитает, сколько у вас клиентов, групп и товаров (пока считает — «…»).
3. Что и куда. Отметьте разделы и выберите для каждого склада: в свою точку, в новую или не переносить. Склад, который не магазин, обычно не переносят — его остатки тогда тоже не перенесутся.
4. Перенос. Идёт в фоне — страницу можно закрыть. Если прежняя программа просит обращаться к ней реже или не отвечает, АмиФло подождёт и продолжит перенос сама.
5. Сверка. «Было / стало» по разделам, бонусам на балансах и номерам карт, и список того, что перенеслось не так, — с причиной по каждой записи.

Поставщиков — организации без продаж и тех, кто в группе «поставщики», — и служебного «Розничного покупателя» в клиенты не переносим. Повторный перенос обновит перенесённое без дублей, а бонусы добавит разницей. Перенос можно отменить целиком, пока с перенесёнными клиентами и товарами не начали работать. После переезда ключ доступа в прежней программе можно удалить.

Из другой системы — таблицами

Почти любая программа учёта выгружает товары и клиентов в Excel: ищите в ней «Экспорт», «Выгрузить» или «Скачать в Excel».

1. Каталог и остатки. Выгрузите товары: название, цену, категорию, штрихкоды и остаток. В АмиФло — «Загрузить каталог»: колонки АмиФло узнает по заголовкам, проверьте их и загрузите. Остатки придут черновиком приходной накладной на выбранную точку — склад изменится, когда вы её проведёте. См. Импорт каталога.
2. Клиенты. Выгрузите клиентов: имя, телефон, почту, день рождения, «Откуда узнали о нас», предпочтения — и бонусы, номера карт и сумму покупок. В АмиФло — «Загрузить клиентов»: кто уже есть, АмиФло найдёт по телефону, почте или номеру карты и спросит, что с ними делать. Бонусы начислятся с пометкой «Перенос из файла», а сумма покупок войдёт в уровень и скидку. См. Клиенты.

Как АмиФло понимает таблицу

Какой файл. XLSX или CSV до 20 МБ: каталог — до 10 000 строк, клиенты — до 30 000. В Excel читаем первый лист. Первая строка — названия колонок, дальше одна строка — один товар или клиент; пустые строки пропускаем.

Колонки — по названиям. АмиФло сравнивает название каждой колонки с привычными: «Наименование», «Группа», «Цена, ₽», «Остаток, шт», «Штрих-код» — в каталоге; «ФИО», «Телефон 1», «E-mail адрес», «Дата рождения» — у клиентов. Порядок колонок, большие буквы, кавычки и единицы после запятой не важны. Например:

Незнакомое не загружаем. Колонку, которую АмиФло не узнал, он отметит «Не загружать» — в каталог и карточки она не попадёт. Ошибся или не узнал — в блоке «Что в колонках» у каждой колонки видны первые значения из файла и список: выберите, что в ней, или «Не загружать».

Если файл совсем другой. Знакомых колонок нет — все будут «Не загружать», а АмиФло попросит отметить колонку с названием товара (для клиентов — с именем, телефоном или почтой). Пока такой колонки нет, кнопка загрузки не работает и ничего не запишется. Если в файле нет строки с названиями колонок — выключите «Первая строка — названия колонок» и отметьте колонки сами.

Сначала — проверка. До загрузки видно «Что получится»: сколько будет новых, что обновится и как именно, какие строки с ошибкой и почему. Каталог и клиенты меняются только по кнопке «Загрузить в каталог» или «Загрузить клиентов».

Ошибки — по строкам. Строку без названия, с ценой не числом или с телефоном без 10 цифр пропустим — остальные загрузятся. У клиента день рождения без года, непонятный пол или почту с ошибкой пропустим, а сам клиент загрузится.

Повтор и отмена. Загрузили файл ещё раз — уже заведённое найдётся и не задвоится: товар — по штрихкоду, артикулу или названию, клиент — по телефону, а без телефона — по почте или номеру карты. Пустая ячейка ничего не стирает. Остатки при каждой загрузке приходят новым черновиком приходной накладной: проведите свежий, а прежний черновик удалите — иначе остатки задвоятся. Загрузку можно отменить в «Прошлых загрузках» на её странице: каталог — пока её позиции никто не менял, а приход не провели; клиентов — пока их не меняли и они ничего не покупали.

Проще всего — шаблон. На странице загрузки есть «Шаблон XLSX» и «Шаблон CSV»: перенесите данные в их колонки — тогда всё узнается само.

«Внедрение»

Первый шаг мастера «Внедрение» — этот переезд. Перенесли по подключению — шаг отметится сам. Переезжали таблицами — нажмите в мастере «Отметить сделанным». Начинаете с нуля — «Начинаю с нуля».

Частые вопросы

Можно перенести не всё, а только клиентов? Да. По подключению — снимите галочки с ненужных разделов перед запуском. Таблицами — загрузите только нужное.

Что будет с клиентами, которые уже есть в АмиФло? Они не задвоятся: АмиФло находит клиента по телефону, а без телефона — по почте или номеру карты, и спрашивает, что делать: дополнить пустые поля, заменить значениями из файла или не трогать.

Что будет, если загрузить таблицу с совсем другими данными? Ничего не запишется. Незнакомые колонки АмиФло отметит «Не загружать» и попросит показать, где название товара или контакты клиента. Если таких данных в файле нет — загрузить его нельзя.

В моей выгрузке колонки называются по-своему. Посмотрите блок «Что в колонках»: что АмиФло не узнал, назначьте вручную из списка. Или перенесите данные в шаблон со страницы загрузки.

Перенос можно отменить? Перенос по подключению — да, кнопкой «Отменить перенос»: перенесённое уберётся. Загрузку таблицы — в «Прошлых загрузках» на её странице: каталог — пока её позиции никто не менял, а приход не провели; клиентов — пока их не меняли и они ничего не покупали.

Сотрудники, «Неактивные» и уволенные в прежней программе. Переносятся в архив сотрудников: в истории — под своими именами, в списках и на кассе их нет. Вернуть любого — «Сотрудники» → «Архив» → «Вернуть в команду».

Рецепты из архива рецептов прежней программы и возвраты. Переносятся тоже: рецепты — в архив каталога, с составом и ценами (на кассе их нет, в истории продаж и отчётах — есть), возвращённые заказы — со всеми оплатами и возвратами, чтобы выручка за любой период сходилась с прежней программой.

Скрытые источники и теги заказов. Если прежняя программа помечала продажи на кассе скрытым источником (например, «Терминал»), он переносится в архив источников: в отчётах «по источникам» он есть, в выборе источника нового заказа — нет. Если теги заказов и причины скидок через подключение не передаются, суммы скидок всё равно переносятся точно, а тег и причина у старых заказов остаются пустыми.

Перенос на паузе: прежняя программа попросила войти заново. Так бывает после смены пароля сотрудника или если вход сбросили в самой прежней программе. Перенесённое никуда не делось: на странице переезда войдите логином и паролем ещё раз и нажмите «Продолжить» — перенос пойдёт с того же места.