Рабочие смены и касса

Рабочая смена — время, пока касса точки работает с деньгами: её открывают утром, пересчитав наличные, и закрывают вечером, пересчитав снова. АмиФло считает, сколько наличных должно быть в кассе, и показывает расхождение.

Коротко. Вошли на кассу по PIN — касса сама откроет «Открыть смену»: наличные в кассе → «Открыть смену». Вечером: «Меню» → «Контроль смены» → «Закрыть смену» → сколько получилось при пересчёте → «Закрыть смену».

Смена — одна на точку

Смена открывается на точку, а не на планшет: если у одной кассы работают два планшета, они работают в одной смене. Все оплаты с касс точки попадают в открытую смену.

Оплату на кассе можно принять только в открытой смене. Если смена не открыта, касса предложит открыть её прямо из окна оплаты.

Открыть смену

1. Войдите на кассу по PIN. Если смена точки не открыта, касса сама покажет окно «Открыть смену». Закрыли окно — откройте «Меню» → «Контроль смены» → «Открыть смену» (плашка «Смена не открыта» вверху меню — жёлтая).
2. В поле уже стоит сумма, которую оставили при закрытии прошлой смены. Пересчитайте наличные: совпало — ничего не меняйте, нет — наберите свою (ссылка «Вернуть …» подставит прежнюю).
3. «Открыть смену».

Если сумма не совпала с тем, что оставили в прошлой смене, это будет видно в кабинете: «при открытии — недостача 200 ₽».

Контроль смены

«Меню» → «Контроль смены» (или плашка «Смена … открыта» вверху меню). Кнопки «Внесение», «Изъятие» и «Закрыть смену» на этой странице сначала открывают окно «Контроль смены»; само действие — второй кнопкой уже в окне: нажмите там «Внесение», «Изъятие» или «Закрыть смену», впишите сумму и подтвердите («Внести … ₽», «Изъять … ₽» или «Закрыть смену»). В окне видно:

• Наличная касса — сразу под сменой: Баланс при открытии, Выручка и Возвраты наличными, Внесено, Изъято, Ожидается в кассе и поле Фактически. Пересчитайте наличные в ящике и впишите сумму — Расхождение по кассе считается сразу, пока вы набираете: «без расхождений», недостача или излишек. Эти показатели видят все, кто работает с кассой. Пока поле «Фактически» пустое, «Закрыть смену» не сработает: поле подсветится красным. Вписанная сумма сама переходит в окно закрытия.
• Итого за смену — по способам оплаты: наличные, карта, перевод — и оборот.
• В кассе сейчас — сколько наличных должно быть сейчас: при открытии + оплаты наличными − возвраты наличными + внесения − изъятия. Это же число — плиткой «В кассе сейчас» на странице «Меню» → «Контроль смены». Видят администраторы и владелец.
• Принять наличные от курьера — если курьеры взяли оплату наличными у двери и ещё не сдали её в кассу (см. ниже).
• Внесения и изъятия — что клали в кассу и брали из неё.

Налоговая и банк

В окне «Контроль смены» есть блок «Налоговая и банк»:

• Налоговая. Касса сама передаёт каждый чек в ОФД, а ОФД — в налоговую, в течение дня. Если всё ушло — «Всё передано в налоговую». Если касса что-то не отправила — сколько документов ждёт и с какого времени. Копится больше суток — проверьте интернет у кассы и оплату договора с ОФД: через 30 дней касса перестанет пробивать чеки.
• Банк. Сверка итогов на банковском терминале закрывает день по картам в банке. При закрытии смены она уходит на терминал сама. Здесь видно, когда была последняя сверка и прошла ли она, а кнопка «Сверка итогов на терминале» запускает её без закрытия смены (тому, кто ведёт кассу точки).

Отчёт о закрытии смены (Z-отчёт) касса печатает при закрытии смены — его тоже передаёт в налоговую сама.

Отчёты без закрытия смены

В «Меню» → «Контроль смены» на кассе — блок «Отчёты»: X-отчёт кассы (сколько прошло за смену, смена остаётся открытой), краткий и полный отчёт банковского терминала и сверка итогов. Что каждый показывает и когда нужен — в статье «Касса».

Внесение и изъятие

«Внесение» — положить деньги в кассу (например, размен). «Изъятие» — взять (инкассация, оплата курьеру, поставщику). Сумма, причина, при желании — комментарий. Вносить и изымать может и флорист: право «Вносить и изымать деньги в смене» у готовой роли «Флорист» есть сразу.

Причины — в «Справочники» → «Причины изъятий и внесений»: «Инкассация», «Оплата курьеру», «Оплата поставщику», «Хозяйственные расходы», «Зарплата», «Размен» и другие. Свои можно добавить.

Если у вашей роли есть лимит изъятия, сумма больше него — только с разрешением старшего: его PIN на кассе или кнопка в боте сотрудника. См. Лимиты в ролях.

Принять наличные от курьера

Курьер взял оплату наличными у двери — деньги у него, пока он не сдаст их в кассу. В окне «Контроль смены» есть блок «Принять наличные от курьера»: кто из курьеров держит наличные этой точки, за какие заказы и сколько.

1. «Меню» → «Контроль смены» → в окне нажмите имя курьера.
2. Отмечены все его заказы с наличными. Курьер сдаёт не всё — снимите отметку с заказов, за которые денег пока нет.
3. Возьмите деньги, положите в кассу и нажмите «Принять … ₽».

Сумма ляжет в смену внесением с пометкой «Наличные от курьера: имя, заказы № …» — в «В кассе сейчас» она войдёт один раз. Принятые заказы уходят из списка: второй раз те же деньги не принять. Отдельное «Внесение» для денег курьера делать не нужно. Документ внесения на кассовом аппарате при этом не печатается: чек заказа с оплатой наличными касса уже пробила, и наличные по нему она уже посчитала.

Принять можно, только когда касса на связи: список берётся из кабинета. Если курьер ошибся и отметил наличные, а покупатель заплатил иначе, — верните эту оплату в заказе в кабинете: сдавать будет нечего.

Закрыть смену

1. «Меню» → «Контроль смены»: впишите в «Фактически», сколько наличных в кассе, и нажмите «Закрыть смену». Или там же «Выйти» — касса предложит «Закрыть смену и выйти» или передать кассу коллеге, не закрывая смену. Пока смена открыта, в самом меню кнопки «Выйти» нет — выход только через «Контроль смены».
2. В окне закрытия сумма уже стоит — проверьте её. Касса не подставляет ожидаемую сумму сама: без пересчёта смену не закрыть. Пустая касса — наберите «0».
3. «Закрыть смену».
4. Касса покажет итог: «Ожидалось», «Фактически» и «Разница» (недостача, излишек или «без расхождений»). «Готово — выйти» — касса выйдет на экран «Кто работает?»: в закрытой смене за кассой никого. Следующий входит по своему PIN и открывает новую смену.

Если курьеры ещё не сдали наличные этой точки, касса предупредит об этом прямо в окне закрытия: кто и сколько, и кнопка «Принять … ₽». Лучше принять до закрытия — иначе этих денег не будет в пересчёте.

Что видит флорист. В «Наличной кассе» на странице «Контроль смены» — все показатели: и «Ожидается в кассе», и расхождение. В самом окне закрытия и в итоге после него — только свой пересчёт; ожидаемое и расхождение там видят администраторы и владелец, в кабинете — тоже они.

Банковский терминал закрывает день вместе со сменой: если он подключён к агенту точки, после закрытия смены он сам сделает сверку итогов, а её отчёт напечатается на принтере чеков точки. Отдельно её запускать не нужно.

Без интернета

Открыть, внести, изъять и закрыть смену можно и без связи. Касса запомнит действия и отправит их, когда интернет вернётся. Оплаты, сделанные без связи, попадут в свою смену, даже если дошли до кабинета уже после её закрытия: в карточке смены будет видно, сколько дошло позже.

В кабинете

«Контроль сотрудников» → «Рабочие смены» — все смены точек: кто и когда открыл и закрыл, оборот, расхождения наличных при открытии и при закрытии. Фильтры — точка, сотрудник, период.

Карточка смены:

• «Итоги» — выручка по отгрузке, сколько принято денег, заказов выдано и средний чек; из чего сложились деньги — оплаты выданных заказов, авансы по заказам, которые ещё не выдали, доплаты долгов, сертификаты и депозиты; скидки, бонусы, возвраты и сколько чеков пробито;
• вверху карточки закрытой смены — «Наличные: ожидалось … · фактически … · недостача (излишек)»;
• «Касса» — по способам оплаты, сдача, наличные: при открытии, оплаты, внесения, изъятия, ожидалось и фактически;
• «Оплаты» — все оплаты и возвраты смены со ссылкой на заказ;
• «Продажи» — что продано за смену, по цене в заказе — со скидками;
• «Внесения и изъятия» — с причинами и кто делал;
• «Фискализация» — чеки смены и их статус, если у точки включены чеки. См. Чеки.

Оплаты, принятые в кабинете (например, аванс по телефонному заказу), идут вне смены — в кассу точки они не попадали.

Итоги смены и «Аналитика»

Выручка, заказы и возвраты в «Итогах» считаются так же, как в «Аналитике», но за время смены — от открытия до закрытия, а не за календарные сутки. Если смена захватила двое суток, с «Аналитикой» за день цифры не совпадут — это нормально, в карточке будет пометка.

Отчёт о смене на бумаге

В карточке смены — «Отчёт о смене»: откроется лист для печати с итогами, деньгами по способам оплаты, наличными, внесениями и изъятиями, тем, что продано, и строками для подписи «Смену сдал(а)» и «Смену принял(а)». Ожидаемые наличные и расхождение на нём — только у тех, кто видит их в кабинете.

Кто что может

В «Настройках доступов», раздел «Касса и смены»:

• «Работать на кассе: открывать и закрывать смену» — есть у флориста;
• «Изымать и вносить деньги, видеть расхождения смен» — у администратора точек и выше.

Частые вопросы

Откуда расхождение? Чаще всего: оплату провели не тем способом (картой вместо наличных), деньги взяли, а заказ не оформили, изъятие сделали без программы, ошиблись при пересчёте. Сверяйте кассу каждый день — так проще найти причину.

Смену забыли закрыть. Закройте её на кассе с пересчётом, когда вспомните: все оплаты останутся в ней.

Почему «Фактически в кассе» пустое, а не с ожидаемой суммой? Чтобы смену не закрыли, не пересчитав деньги: подставленная сумма закрывала бы её «без расхождений», даже если в ящике меньше.

Курьер привёз деньги — делать «Внесение»? Нет: «Контроль смены» → «Принять наличные от курьера». Так деньги привяжутся к заказам и не попадут в кассу дважды, а в «Сверке» курьер перестанет числиться должником.