Сотрудники: пригласить, отключить, убрать

Сотрудники — все, кто работает в вашем магазине: администраторы, флористы, курьеры, бухгалтер, маркетолог. Флористу и курьеру почта не нужна: на кассе они входят по PIN из 4 цифр. Почта нужна только тем, кто входит в кабинет.

Коротко. «Контроль сотрудников» → «Сотрудники» → «Добавить сотрудника» → фамилия, имя, телефон → роль и точки → «Добавить». Сотрудник сразу появится на кассах своих точек и при первом входе придумает PIN. Нужен вход в кабинет — укажите почту и включите «Доступ к кабинету»: придёт приглашение.

Где это в кабинете

В боковом меню, в разделе «Контроль сотрудников»:

Кто может

• Видеть сотрудников может тот, у кого право «Сотрудники и доступы» — «Просмотр» на всех точках.
• Добавлять сотрудников, приглашать и менять доступ — с правом «Сотрудники и доступы» — «Управление» на всех точках. Обычно это владелец и администратор.

Как добавить сотрудника

1. Откройте «Контроль сотрудников» → «Сотрудники».
2. Нажмите «Добавить сотрудника».
3. «Контактные данные»: фамилия, имя, отчество (необязательно), телефон и почта — почта необязательна, она нужна только для входа в кабинет.
4. «Права доступа и место работы» — роль и точки:
   • «Роль» — кем человек будет: «Флорист», «Курьер», «Администратор точек»… Под полем — описание роли; что в неё входит — ссылка «Что входит в роли →» и статья Роли и права.
   • «Где» — по умолчанию «Выбранные»: отметьте точки (если точка одна — она уже отмечена); «Все точки» (в том числе будущие) — переключите сами. «Все в городе» выберет все точки города. Владелец всегда работает на всём кабинете.
   • Несколько ролей (флорист в одном магазине и администратор точек в другом) — «Добавить роль».
5. «Доступ к системе»:
   • Касса — всегда: на устройствах своих точек сотрудник выберет себя на экране «Кто работает?» и придумает PIN из 4 цифр при первом входе. См. PIN для входа. Владельца кабинета на кассе и в приложениях нет — если вы сами работаете за кассой, добавьте себя отдельным сотрудником с ролью, например «Флорист».
   • Кабинет — включите «Доступ к кабинету». Есть почта — придёт приглашение, по ссылке сотрудник заведёт пароль сам. Почты нет — под переключателем появится поле «Пароль для входа в кабинет»: задайте пароль (не короче 10 знаков) и сообщите его сотруднику лично. Входить он будет по своему телефону и этому паролю — с правами своей роли. См. ниже «Кабинет без почты».
6. Нажмите «Добавить».

Фото или аватар можно поставить сразу после сохранения: «Изменить» у сотрудника → «Фото и аватар» — загрузить фото, снять камерой или выбрать готовую аватарку; фото можно сдвинуть и увеличить, чтобы лицо было в круге. Аватар видно на кассе, на плитке «Кто работает?». Сотрудник может поставить его и сам — при первом входе на кассе.

В списке у сотрудника без доступа к кабинету — отметка «только касса» и под ней «PIN для кассы задан» или «PIN придумает при первом входе на кассе»; у приглашённого — «приглашение в кабинет отправлено».

Кабинет без почты — вход по телефону

У многих флористов нет рабочей почты — их можно пустить в кабинет без неё:

1. «Добавить сотрудника» (или «Изменить» у того, кто уже в команде) → телефон обязательно, почту оставьте пустой.
2. «Доступ к кабинету» → впишите «Пароль для входа в кабинет» → «Добавить» или «Сохранить».
3. Сообщите сотруднику пароль лично. Он входит на странице входа: «Почта или телефон» — свой телефон, и пароль. Письма не будет — подтверждать нечего.

В списке у такого сотрудника — отметка «кабинет по телефону». В его карточке:

• «Сменить пароль» — если забыл: впишите новый и сохраните. Прежние входы в кабинет (на всех его устройствах) сразу закроются.
• «Закрыть вход в кабинет» — пароль снимается, в кабинет он больше не войдёт; на кассе работает по PIN, как раньше.

По одному телефону в кабинет входит только один человек: если телефон уже занят — укажите почту и пригласите по ней. Захочет входить по почте — «Закрыть вход в кабинет», впишите в карточку его почту и включите «Доступ к кабинету»: придёт приглашение, пароль он заведёт сам (в своём профиле почту он не меняет — опечатка отняла бы ему вход). Задать пароль может тот, кто ведёт все точки сотрудника; пароль владельца — только владелец.

Изменить карточку сотрудника

«Изменить» у человека в списке — та же форма: ФИО, телефон, почта, фото, роли и точки, доступ к кабинету. Права меняются сразу.

ФИО, телефон и почту того, кто уже входит в кабинет, меняет он сам — в своём профиле: почта — это его вход.

Пригласить в кабинет того, у кого уже есть АмиФло

Если почта сотрудника уже есть в АмиФло (например, он работает и в другом магазине), включите «Доступ к кабинету» — ему придёт приглашение, и в команду он войдёт своим аккаунтом. Без «Доступа к кабинету» с такой почтой добавить нельзя — оставьте поле пустым.

Ссылка в письме действует 7 дней. Не дошло письмо — попросите проверить папку «Спам». Не успел — «Изменить» → «Отправить ещё раз».

Что делать человеку, которого пригласили, — в статье Приглашение в кабинет: как принять.

Приглашения, которые ещё не приняли

Пока человек не открыл ссылку, он виден в карточке «Приглашения» — с датой, до которой действует ссылка, или с пометкой «срок истёк».

• «Ещё раз» — отправить новое письмо. Ссылка снова действует 7 дней, а старая перестаёт работать. Работает и для истёкших приглашений.
• «Отменить» — ссылка из письма перестанет работать.

Если удалили точку, приглашение только на неё отменится само, а из остальных приглашений эта точка просто пропадёт.

Список сотрудников

Сначала владельцы, потом все по имени. У каждого видно:

• имя и почта; пометка «вы» — это вы сами;
• значок щита — человек входит с двухфакторной защитой;
• роли и точки: «Флорист · все точки» или «Администратор точек · Садовая, Мира и ещё 2»;
• «нет ролей» — у человека не осталось ни одной роли: например, роль была только на точке, которую удалили. Такой человек ничего не может делать в кабинете. Выдайте роль кнопкой «Изменить» или уберите человека из команды;
• «доступ отключён» — человек временно не может войти;
• «В сети» — сейчас в кабинете, или «Последний вход: сегодня в 14:05», или «Входов в кабинет ещё не было».

Время входа — по часам вашего компьютера или телефона. Если вы в Новосибирске, а коллега вошёл в 10:05 по Москве, у вас будет «в 14:05».

Вверху — сколько человек с доступом. Те, у кого нет ролей, в это число не входят.

Как поменять роль или точки

Кнопка «Изменить» в строке человека → поменяйте роли и точки → «Сохранить». Права поменяются сразу.

Как закрыть доступ

В меню «…» у человека:

После этого человек сразу пропадает и с устройств точки: если он работал за кассой или на телефоне флориста, устройство вернётся к экрану «Кто работает?», а войти по PIN он больше не сможет. То же — если у человека забрали точку.

Правила, которые защищают кабинет

• Нельзя дать больше прав, чем есть у вас. Если роль даёт права, которых у вас нет, АмиФло скажет: «Роль «…» даёт права, которых у вас нет, — назначить её может владелец.»
• Владельца назначает только владелец. Менять, отключать и убирать владельца может только владелец.
• Свой доступ поменять нельзя — у своей строки нет кнопок. Попросите другого администратора.
• В кабинете всегда остаётся хотя бы один владелец.

Ошибки при приглашении

• «Этот человек уже в команде.»
• «Этот человек в команде, но его доступ отключён — верните доступ в списке.»
• «Выберите хотя бы одну роль.»
• «Выберите точки или «Все точки».»
• «Эта роль уже выбрана.» — одну роль нельзя выбрать дважды.

Частые вопросы

Флорист работает в двух магазинах — как быть? Выдайте роль «Флорист» на «Выбранные» точки и отметьте оба магазина.

Курьеру нужен доступ к кабинету? Нет. Курьеру выдают роль «Курьер». Его рабочее место — приложение курьера на телефоне: телефон привязывают как устройство типа «Курьер», а курьер входит по своему PIN и видит только свои доставки. См. Курьеры.

Сотрудник уволился. «…» → «В архив». Он сразу потеряет доступ и к кабинету, и к кассам и пропадёт из списков, а его заказы и смены останутся под его именем. Если вернётся — «Архив» внизу страницы → «Вернуть в команду».