Приходные накладные

Приходная накладная ставит товар на склад точки: что пришло, сколько, от какого поставщика и почём. Из неё — себестоимость и свежесть каждой партии.

Коротко. «Учёт и финансы» → «Приходные накладные» → «Новая накладная» → поставщик и торговая точка → товары с количеством и закупочной ценой → накладные расходы, если были → «Провести накладную».

Как оформить приход

1. Откройте «Учёт и финансы» → «Приходные накладные» и нажмите «Новая накладная».
2. «№» — номер накладной. Можно оставить номер по порядку или вписать свой, например «Голландия 18.10.26». Свой номер меняют до первого проведения.
3. «Будет проведена» — дата и время прихода по часам точки. Можно задним числом — до года назад.
4. Выберите «Поставщика» и «Торговую точку» — после этого появятся товары. Нового поставщика можно добавить прямо здесь — «+ Новый поставщик». Не выбрали поставщика — накладная будет от «Другое».
5. Если у поставщика есть своя накладная — впишите её номер в «Номер накладной поставщика».
6. Добавьте товары в поле «Добавить позицию — введите название товара, артикул, штрихкод…». В подсказке видно категорию товара и сколько его на складе. Товара ещё нет в каталоге — выберите «Создать новый товар «…»»: название, категория, единица, срок свежести и цена продажи — и он сразу встанет в накладную. Тот же товар ещё раз — прибавится к его строке. Нужна отдельная строка, например та же роза пришла по другой цене, — выключите «Объединять одинаковые товары» рядом с полем поиска: тогда каждый раз появится новая строка. Выбор запоминается.
7. В строке: «Кол-во», «Единица измерения» (пачка или стебель), «Закуп. цена» — или «Сумма», тогда цена посчитается сама. Под ценой видно, насколько она изменилась с прошлой закупки: «+25,3 ₽ (102,43 %)». «Себест-ть единицы» и «Себест-ть итого» — с накладными расходами.
8. Нажмите «Провести накладную». Товар встанет на склад.

Не всё готово — нажмите «Сохранить»: склад не изменится, вернуться к накладной можно позже.

Накладные расходы

Доставка, упаковка и другие расходы на поставку добавляются в блок «Накладные расходы»: введите статью («Доставка») и стоимость. Они входят в себестоимость товаров накладной. «Распределить»:

• по количеству — каждой штуке поровну (так по умолчанию);
• по сумме — дорогим строкам больше.

Сумма накладной в списке — товары и расходы вместе.

Оплаты накладной

Внизу накладной — и черновика, и проведённой — «Оплаты накладной». «Добавить оплату»: способ (наличные или расчётный счёт), дата и время, сумма и комментарий. В списке накладных — колонка «Оплаты накладной»: сколько уже заплатили поставщику.

Скачать, отправить, перемещение

• «Скачать» — Excel или PDF; по желанию с розничными ценами и с себестоимостью и закупкой.
• «Отправить» — накладная в Excel на почту, например бухгалтеру.
• «Создать перемещение» — у проведённой накладной: выберите точку, и появится черновик перемещения тех же товаров. Удобно, когда всё принимают на склад и развозят по магазинам.

Импорт товаров в накладную

В черновике в блоке «Товары» — «Импорт товаров» (в новой накладной — сразу после выбора поставщика и точки: кнопка сама сохранит черновик и откроет загрузку): загрузите файл поставщика (Excel, CSV, PDF или УПД), сверьте строки с товарами (новые можно завести там же) и нажмите «Добавить в накладную …». Строки добавятся в эту же накладную, тот же товар — к его строке, по средней цене.

История редактирования накладной

Внизу накладной — «История редактирования накладной»: кто и когда создал, провёл, изменил (что было и что стало), отменил проведение, добавил или удалил оплату.

Из файла поставщика

Накладная от поставщика в Excel, CSV или PDF? Нажмите «Из файла поставщика» над списком накладных, выберите точку, поставщика и файл — АмиФло прочитает строки, найдёт ваши товары и сделает черновик. Сверенные строки он запомнит, и со второй поставки почти всё найдётся само. См. Приход из файла поставщика.

По заказу поставщику

Если товар заказывали через «Заказы поставщикам», накладную удобнее начать из заказа: «Принять по заказу» откроет черновик с тем, что ещё не привезли, по ценам заказа. Поправьте количество и цены по факту и проведите — заказ сам отметит, что привезли. В накладной будет ссылка «По заказу поставщику № …». См. Заказы поставщикам.

Проведённая накладная поставщика ещё и запоминает его цены: в карточке поставщика видно, почём товар пришёл в последний раз и насколько подорожал.

Пачками или стеблями

Если в карточке товара указано «Закупаете в: пачка, 25 стеблей», в строке можно выбрать пачку или стебель. Вводите, как пришло: «4 пач» по 999 ₽. Под количеством АмиФло покажет «= 100 ст» — на склад всё ляжет стеблями, по цене стебля: 4 × 999 ₽ / 100 = 39,96 ₽ за стебель (цену стебля экран не выводит, АмиФло считает её сама).

Роза, гвоздика и другой штучный товар считаются целыми: если пачка на 25, а вы ввели 2,5 пачки, — получится 62,5 стебля, и АмиФло попросит поправить.

Приёмка без цен

Принимать поставку в кабинете может человек с правом «Склад» — «Управление», но без права видеть закупочные цены. Он вносит только количество и сохраняет черновик. Цены потом вносит управляющий и проводит накладную. Цены, внесённые управляющим, приёмщик не видит и не может стереть.

Готовая роль «Флорист» в кабинете поставки не принимает — только на кассе (см. ниже).

Без цены провести накладную нельзя. Если товар пришёл бесплатно — поставьте цену 0.

На кассе приёмка быстрее: «Меню» → «Приёмка товара» → поставка по заказу поставщику или «Без заказа» → «Принять поставку». Накладная сразу проводится, и товар тут же в остатках точки. Если флористу не открыты закупочные цены, касса так и пишет: «Закупочные цены поставит система — по заказу и прошлым поставкам». Товар, который ещё ни разу не привозили, примется черновиком — цену внесёт управляющий в кабинете, и тогда товар появится в остатках. См. Касса.

Расценки и этикетки

У проведённой накладной в блоке «Товары» — кнопка «Расценки и этикетки» (если вам открыты закупочные цены и вы меняете каталог — на всех точках или на точке этой накладной: например, администратору одной точки). Откроется таблица по товарам накладной:

• «Активность на точке» — включить или выключить товар на точке накладной;
• «Закуп. цена», «Себестоимость» (с накладными расходами) и «Текущая розн. цена»;
• «Новая розн. цена» — впишите сами или задайте «Наценку» в % или в ₽; рядом видно, на сколько цена изменилась;
• «Наценка считается от себестоимости / от закупки» — нажмите на синюю надпись, чтобы переключить.

«Автонаценка» — один процент на все товары накладной и правила округления: «Округлять суммы меньше 2000 ₽ до 10 ₽», «меньше 5000 ₽ до 50 ₽»… Округление всегда вверх, справа видно, как оно сработает. Правила запоминаются для следующих накладных.

Черновик цен сохраняется сам («Черновик сохранён»). Нажмите «Применить цены» — новые цены станут ценами этой точки, а отмеченные товары включатся на ней. Отметьте товары галочками — появятся «Печать выбранных» и «Применить текущие розничные цены». «Напечатать все» — этикетки на все товары накладной по новым ценам.

Этикетки

У проведённой накладной в блоке «Товары» — кнопка «Этикетки» (её видят те, у кого нет кнопки «Расценки и этикетки»; там этикетки печатаются из таблицы цен). Она печатает этикетки на товары накладной: название, цена за единицу, штрихкод, страна и длина, «свежесть до» — от даты прихода и срока жизни цветка.

• Формат — как у ленты в принтере: 58×40, 58×30, 43×25, 30×20 или ценник 70×49,5.
• «Сколько печатать»: «На каждую строку» или «По 1 ценнику на 1 единицу» — например, 25 этикеток на 25 стеблей.

Откроется страница печати. Если принтер этикеток подключён к агенту точки — нажмите вверху «Напечатать на принтере этикеток»: этикетки уйдут прямо на него в том размере, что в него заправлен. Иначе — «Печать» и в окне печати выберите принтер этикеток, нужный размер и поля «нет». Этикетки на любые товары каталога — в каталоге: отметьте товары → «Этикетки».

Остатки из другой программы

При переезде из другой программы («Настройки» → «Переезд из других систем», раздел «Остатки по точкам») для каждой точки появляется черновик приходной накладной с остатками из прежней программы — с тем же количеством и себестоимостью. Склад он не меняет, пока вы его не проведёте: откройте черновик, сверьте количество на полках и себестоимость, поправьте, если нужно, и нажмите «Провести накладную». Дробный остаток штучного товара в черновике — целой частью, с пометкой в списке «Что перенеслось не так». См. Переезд из других систем.

Изменить проведённую накладную

Ошиблись в количестве или цене, а товар уже продаётся? Откройте накладную и нажмите «Изменить» — поправьте строки, расходы, поставщика и нажмите «Сохранить изменения». Дата и точка остаются прежними.

• Количество — не меньше того, что из этой поставки уже продали и списали.
• Убрать строку можно, только если из неё ещё ничего не продали.
• Новая цена или расходы пересчитают себестоимость и того, что уже ушло: продаж, списаний, перемещений и уценок, — отчёты и аналитика сразу по новой цене.

Что и как поменяли, видно в «Журнале действий».

Отмена проведения

Нажмите «Отменить проведение» — остатки вернутся, а накладная снова станет черновиком: её можно поправить и провести заново. Номер уже не меняется, удалить такую накладную нельзя.

Если из накладной уже продали или списали, отменить нельзя — нажмите «Изменить».

Печать

Кнопка «Печать» вверху документа открывает накладную на листе А4 — с товарами, количеством, ценами и строками для подписей «Сдал (поставщик)» и «Принял». Цены в ней видны, только если у вас есть право их видеть.

Частые вопросы

Заполнил документ и случайно ушёл на другую страницу. Если в документе есть несохранённые изменения, кабинет спросит «Уйти без сохранения?» — «Отмена» оставит вас на странице, чтобы нажать «Сохранить». Закрываете вкладку или обновляете страницу — то же спросит браузер.

Где видно, что пришло от поставщика за месяц? В списке накладных: отбор «Поставщик» и даты «С» и «По».

Можно ли провести накладную задним числом? Да, до года назад: поставьте дату и время в поле «Будет проведена». Будущей датой — не дальше завтрашнего дня. В закрытый период — нельзя.

Как удалить несколько черновиков сразу? В списке отметьте их галочками и нажмите «Удалить выбранные». Проведённые и уже проводившиеся накладные не удаляются.

Как поменять номер накладной? Номер ПН-000001 АмиФло даёт сам, по порядку. Номер поставщика — в поле «Номер накладной поставщика».