Приход из файла поставщика

Приход из файла поставщика — АмиФло читает накладную поставщика и сам готовит черновик приходной накладной: находит ваши товары, количество и цены. Строки, которые вы сверили один раз, в следующий раз найдутся сами.

Коротко. «Учёт и финансы» → «Приходные накладные» → «Из файла поставщика» → точка, поставщик, файл → проверьте строки → «Создать черновик прихода» → проверьте накладную и «Провести накладную».

Какие файлы подходят

• Excel (XLSX) и CSV — лучше всего: таблица читается точно. Подойдёт ТОРГ-12, УПД, счёт или своя таблица поставщика — АмиФло сам найдёт строку с заголовками «Наименование», «Количество», «Цена», «Сумма», даже если над ней шапка с реквизитами.
• PDF — если его сделала программа поставщика (текст в нём можно выделить мышкой). АмиФло берёт строки, где количество × цена = сумма.
• УПД из ЭДО (XML) — файл универсального передаточного документа, который поставщик прислал через оператора ЭДО: скачайте его в кабинете оператора и загрузите как есть. АмиФло возьмёт номер и дату документа (они встанут в «Номер накладной поставщика»), цены с НДС и коды «Честного знака» каждой штуки — они попадут в приход. Товар с кодом маркировки узнаётся по штрихкоду упаковки — с меткой «по штрихкоду». Если ИНН продавца в УПД не совпадает с ИНН выбранного поставщика, АмиФло предупредит.
• Фото и сканы — когда подключено распознавание фото: в окне загрузки тогда написано «Excel, CSV, PDF или фото накладной». Пока его нет, попросите у поставщика накладную в Excel — обычно это одна кнопка в его программе.

Цена и сумма с НДС важнее, чем без НДС: магазин платит поставщику с налогом. Строка «Итого» или «Всего» — конец таблицы: её сумму АмиФло сверит со строками.

Сверка строк

У каждой строки — метка, откуда взялся товар:

В строке:

• «Выбрать товар» или «Другой товар» — поиск по каталогу: название, артикул или штрихкод.
• «Новый товар» — появится в каталоге под названием поставщика, в выбранной единице, без цены продажи и не на витрине. Цену поставьте в карточке товара или наценкой прямо в приходе.
• «Пропустить» — строка не войдёт в приход: например, доставка или упаковка, которую вы не учитываете на складе.
• «Как было» — вернуть то, что предложил АмиФло.

Ненайденных много — «Завести ненайденные новыми товарами» или «Пропустить ненайденные» разом. Переключатель «Требуют внимания» оставит только строки без товара и строки «похоже — проверьте».

Пачками или стеблями

Если у товара есть закупочная единица — например, пачка по 25 стеблей, — в строке можно выбрать пачки или стебли. АмиФло подсказывает сам: по цене прошлой поставки (к чему она ближе — к цене пачки или стебля) или по тому, как поставщик назвал единицу. Под количеством видно, сколько это стеблей: «= 100 ст».

Сумма и итог накладной

Сверху — сколько строк нашлись сами, сколько нужно проверить и сумма строк, которые войдут в приход. Если итог в файле не сходится со строками, АмиФло предупредит: сверьте с бумажной накладной, все ли строки прочитаны.

Формулы в Excel не мешают: АмиФло берёт числа, которые видны в ячейках, — как их посчитал Excel.

Эту накладную уже загружали

Если тот же файл (или УПД с тем же номером и датой) этого поставщика уже стал приходом, сверху будет предупреждение «Эту накладную уже загружали» со ссылкой на тот приход. Второй приход задвоил бы остатки: если это та же поставка — нажмите «Удалить». Если поставщик просто привёз то же самое ещё раз, предупреждения не будет — его вызывает только тот же самый файл.

Черновик прихода

Нажмите «Создать черновик прихода» — откроется приходная накладная с товарами, количеством и ценами из файла и комментарием «По файлу поставщика». Склад не меняется, пока вы её не проведёте: сверьте с тем, что привезли, поправьте и нажмите «Провести накладную».

• Один товар в нескольких строках файла станет одной строкой — в единице учёта, по средней цене.
• Кто не видит закупочные цены, получит черновик без цен — их внесёт управляющий.
• В приходе есть ссылка на исходный файл поставщика: он хранится год.

Память поставщика

Каждая сверенная строка запоминается: название и код у поставщика → ваш товар. Со второй поставки почти все строки находятся сами — с меткой «из памяти». Память видна в карточке поставщика, в «Товарах поставщика». Ошиблись — выберите другой товар в следующий раз, и память поправится. Пропущенные строки АмиФло тоже помнит: доставка или упаковка в следующей накладной пропустится сама.

Начатые загрузки

Не успели сверить — ничего не пропадёт: в окне «Из файла поставщика» есть список «Начатые загрузки», выбор по строкам сохраняется, даже если обновить страницу. Брошенная загрузка удаляется сама через 30 дней или сразу — кнопкой «Удалить».

Кто может

Загружать накладные — кто ведёт склад точки (право «Склад: управление»). Заводить новые товары из накладной — только кто ведёт каталог.

См. также: Приходные накладные, Поставщики, Заказы поставщикам.