Инвентаризация без остановки продаж

Акт инвентаризации сверяет остатки в АмиФло с тем, что на самом деле лежит на точке. Недостачу он списывает, излишек — оприходует.

Коротко. «Учёт и финансы» → «Инвентаризации» → «Новый акт» → точка → «Начать инвентаризацию» → «Добавить в акт» → впишите факт → «Сохранить» → «Провести».

Торговлю останавливать не нужно

Перед инвентаризацией в АмиФло не нужно останавливать продажи, приходы и списания.

Букеты на витрине и собранные заказы не разбирайте и не пересчитывайте. Их цветы числятся на складе до продажи, но инвентаризация считает только то, что на полках, в холодильниках и вёдрах: «в системе» уже без них. Иначе вышла бы недостача, а при продаже букета те же стебли списались бы второй раз.

Когда вы вписываете факт и сохраняете акт, АмиФло запоминает, сколько товара было в системе в эту минуту. Отклонение = факт − это число. Продажи и списания после этого уже не исказят результат: при проведении поправится только разница, а всё, что случилось после, останется как было.

Поэтому сохраняйте почаще — например, после каждой полки или холодильника.

Как провести инвентаризацию

1. Откройте «Учёт и финансы» → «Инвентаризации» и нажмите «Новый акт».
2. Выберите «Точку» и нажмите «Начать инвентаризацию».
3. В блоке «Добавить товары» выберите, что считать:
   • «Что есть на точке» — всё, что числится в остатке (и в плюсе, и в минусе);
   • «Несвежее» — товары с партиями после срока свежести;
   • «Все товары» — весь каталог. Можно сузить до категории. Нажмите «Добавить в акт». Отдельный товар — поиском или сканером.
4. В столбце «Факт» впишите, сколько лежит на самом деле. Пустое поле — товар ещё не посчитан.
5. Нажимайте «Сохранить» по ходу пересчёта.
6. Когда закончили — «Провести». В окне подтверждения видно, сколько позиций посчитано, сколько с излишком и сколько с недостачей.

Строки, где факт не вписан, остатки не меняют.

По зонам, несколькими людьми

Большую точку удобно считать вдвоём-втроём: каждый — свою зону.

1. В акте, в карточке «Зоны», впишите зоны — например, «Холодильник», «Витрина», «Склад» — и нажмите «Сохранить зоны». Без зон вся точка — одна зона.
2. Каждый открывает на кассе или телефоне флориста «Меню» → «Инвентаризация» (на устройстве без кассы — кнопка «Считать товар» на главном экране), выбирает инвентаризацию и свою зону и считает: находит товар поиском или сканером и вписывает, сколько насчитал. Без интернета записи копятся на устройстве и уходят, когда связь вернётся.
3. Закончил зону — «Зона посчитана». В акте видно, сколько товаров посчитано в каждой зоне, кто считал и какие зоны готовы.

Факт товара — сумма его зон: «Холодильник — 25 (Анна), Витрина — 10 (Игорь)». Его меняют только пересчёты в зонах — правка акта в кабинете их не затирает. «В системе» запоминается в момент последнего пересчёта, поэтому зону, откуда продают, считайте последней.

Считать с кассы и телефона может тот, кто ведёт склад точки или списывает товар — у готовой роли «Флорист» это право есть.

Слепой счёт

Включите «Слепой счёт» в карточке «Зоны» — и пока считают, «в системе» и отклонения не видны никому: ни на кассе (там их не видно никогда), ни в акте. Так пересчитывают то, что лежит, а не подгоняют под цифру. Если двое посчитали одну зону по-разному, в строке будет видно оба числа: «другой насчитал 30». Когда все зоны посчитаны, выключите слепой счёт, посмотрите отклонения и проведите акт.

Что видно в акте

Над таблицей — переключатель «Все / Не посчитаны / С отклонением» и поиск по акту.

Что происходит при проведении

• Недостача списывается с самых ранних партий, по их закупочной цене.
• Излишек приходит новой партией по цене последней поставки этого товара.
• В «Движениях» товара появятся строки «Инвентаризация — недостача» и «Инвентаризация — излишек».

Частые вопросы

Заполнил документ и случайно ушёл на другую страницу. Если в документе есть несохранённые изменения, кабинет спросит «Уйти без сохранения?» — «Отмена» оставит вас на странице, чтобы нажать «Сохранить». Закрываете вкладку или обновляете страницу — то же спросит браузер.

На точке уже есть начатая инвентаризация. АмиФло предупредит и даст ссылку на незавершённый акт — продолжите его, чтобы не считать дважды.

Ошиблись после проведения. Если излишек ещё не продали и не списали — «Отменить проведение». Иначе проведите новую инвентаризацию по этим товарам.

Кто может проводить инвентаризацию? Тот, у кого «Склад» — «Управление» на этой точке.