Отчёты и конструктор отчётов

«Отчёты» строятся сразу на экране: выбрали точку, период и разрез — таблица с итогом готова, ждать файл не нужно. В Excel выгружается ровно то, что на экране, всеми строками.

Коротко. Меню → «Учёт и финансы» → «Отчёты» → любой из двенадцати → точка, период и разрез. Своё сочетание показателей и разрезов, сравнение точек сети между собой — в «Конструкторе отчётов». Итог «Продаж» и «Флористов» — ровно выручка по отгрузке в «Аналитике», итог «Оплат» без бонусов — выручка по оплате, итог «Скидок и надбавок» — «Скидки».

Отчёты разложены по разделам: продажи и деньги («Продажи», «Оплаты», «Скидки и надбавки», «Изъятия из кассы»), сотрудники и букеты («Флористы», «Букеты»), заказы («Доставки», «Предзаказы», «Товары в предзаказах») и склад («Поставщики», «Списания товаров», «Движение товаров»).

Конструктор отчётов

Свой отчёт, которого нет среди двенадцати: «Отчёты» → «Конструктор отчётов» вверху страницы.

• Точки — все, одна или несколько: отметьте нужные.
• Период — как везде: готовый или свои даты, до года.
• Показатели — до шести сразу: выручка по отгрузке, выручка по оплате, заказы, средний чек, себестоимость, валовая прибыль, маржинальность, скидки, списания, продано (количество — только по товарам).
• Строки — по чему делить: точка, категория, товар, флорист, источник, способ оплаты, канал (касса, кабинет, онлайн-витрина, ссылка для заказа, внешняя программа), доставка или самовывоз, день, неделя, месяц.
• Столбцы — второй разрез: тогда таблица — сетка «строки × столбцы» для первого показателя, с итогами по строкам и столбцам. Например, месяцы в строках и точки в столбцах. Дни и недели в столбцах — для периода до месяца, товары в столбцах не ставятся: их слишком много.
• Сравнить — с прошлым периодом той же длины или с теми же датами год назад: рядом с первым показателем — «Прошлый период» или «Год назад» и изменение в процентах.
• Отборы — категория (со всеми подкатегориями), флорист, источник, канал, только доставка или только самовывоз.

Итог без отборов — ровно цифры «Аналитики»: те же правила и те же суммы в любом разрезе. Точки без продаж и дни без продаж тоже видны — пустая строка тоже ответ.

Не каждый показатель делится по каждому разрезу — тогда в столбце прочерк, а над таблицей сказано почему:

• скидка и средний чек — у заказа целиком, по товарам и категориям их нет;
• выручку по оплате не разделить по товарам: деньги приходят за заказ целиком; по способам оплаты, наоборот, есть только она;
• списания — не заказы: их видно по точкам, категориям, товарам и датам, без отборов по флористу, источнику, каналу и доставке;
• заказ с розами и мишкой — в обеих категориях, но в итоге это один заказ.

Готовые — одной кнопкой: «Сравнение точек» (главные показатели каждой точки и сравнение с прошлым периодом), «Точки по месяцам», «Товары», «Категории», «Флористы», «Каналы продаж», «Доставка и самовывоз», «Способы оплаты».

Сохранить — свой отчёт под своим названием: он появится в «Моих отчётах» здесь и на странице «Отчёты» и откроется таким же — с точками, периодом, показателями и отборами. Переключатель «Видят все, у кого есть отчёты» делает отчёт общим. Менять и удалять его может только тот, кто сохранил. Отчёт можно отправить и ссылкой: настройки — в адресе страницы.

Точка и период

Как в «Аналитике»: одна точка или все, «Сегодня», «Вчера», «7 дней», «Этот месяц», «Прошлый месяц», «Этот год», «Прошлый год» или свои даты — до года. Сутки — по часовому поясу точки. Отчёт обновляется сам, когда выдают заказы, принимают оплату или проводят документы склада. Складские отчёты («Поставщики», «Списания товаров», «Движение товаров») по всем точкам считают и склады: поставка на центральный склад и его списания — тоже в итогах сети.

«Предзаказы» и «Товары в предзаказах» смотрят вперёд: «Сегодня», «Завтра», «7 дней вперёд», «30 дней вперёд» или свои даты; без выбора — неделя вперёд.

«Продажи»

Что продано за период: количество, выручка, себестоимость, валовая прибыль, маржинальность и доля в выручке.

• По товарам — каждый цветок, упаковка и услуга. Цветы из букетов считаются по составу: позиция стоит столько, сколько стоила в заказе, — с ценой букета, скидками и надбавками.
• По категориям — «Розы», «Зелень», «Упаковка»…
• По дням — все дни периода, и те, когда не продавали, с числом заказов.
• По точкам — для сети.

Отбор «Категория» оставит её товары вместе с вложенными категориями.

Выручка — по отгрузке, как в «Аналитике»: минус доля, оплаченная бонусами, минус возвраты — в день возврата. Поэтому сумма по товарам, категориям, дням или точкам всегда одна и та же и равна «Выручке по отгрузке». Если в периоде есть заказы, перенесённые из другой программы, или товар без цены закупки, над таблицей будет пояснение — прибыль по ним считается не так, как по остальным.

«Оплаты»

Что получено и возвращено: оплат, получено, возвращено, итого и доля.

• По способам оплаты, по дням, по сменам, по источникам сделок — с итогом.
• Списком — каждая оплата и возврат: когда, заказ (ссылкой), точка, способ, смена, кто принял, источник сделки.

Отборы — способ оплаты и источник сделки («Без источника» — заказы, где его не указали). По умолчанию в отчёте только деньги — итог равен «Выручке по оплате». Переключатель «Бонусы, сертификаты и депозиты тоже» добавит и их — с пометкой «не деньги».

Оплаты, принятые в кабинете, в разрезе «По сменам» стоят строкой «Вне смены».

«Флористы»

Для зарплаты и разбора смен — по каждому сотруднику:

Строка «Не указан» — заказы без флориста и оплаты, у которых нет сотрудника. Под названием — что именно в ней: «заказы без флориста», заказы и оплаты без флориста, перенесённые из прежней программы, «онлайн-оплаты» (их записывает банк, а не сотрудник), «оплаты на маркетплейсах». Сумма выручки по строкам — ровно выручка по отгрузке.

«Скидки и надбавки»

Выданные за период заказы со скидками и надбавками: сумма позиций, скидки, надбавки, итог заказа, кто их сделал, а под номером заказа — какие скидки и почему («Скидка 10 % — Постоянный клиент»).

• По заказам, по причинам, по сотрудникам и по видам — вручную, скидочная группа, промокод: заказов, сумма, средняя скидка и доля.
• Отборы — причина и сотрудник: кто даёт скидки чаще всех, видно сразу.

Итог скидок — ровно «Скидки» в «Аналитике»: те же выданные заказы, по дню выдачи.

«Изъятия из кассы»

Изъятия и внесения за период — внесения тоже здесь: когда, внесено или изъято, сотрудник и его должность, причина, комментарий и смена.

• Списком, по причинам, по сотрудникам и по дням.
• Отборы — что (изъятия, внесения или всё), причина, сотрудник.

«Букеты»

Проданные за период букеты: создатель букета (флорист заказа, а у букета с витрины — кто его собрал), продавец (кто оформил заказ), заказ ссылкой, выручка, себестоимость, валовая прибыль и маржинальность каждого.

• Каждый букет, по рецептам и по флористам — сколько букетов, средняя выручка, прибыль и маржинальность.
• Отборы — создатель букета и «Только проданные с витрины».

Выручка букета — его состав в заказе со скидками, минус доля оплаты бонусами и вернувшееся; себестоимость — по партиям склада, из которых продали его цветы.

«Доставки»

Заказы с доставкой на даты периода: дата и время, получатель и адрес под номером заказа, точка, курьер, как прошла доставка («Назначен курьер», «В пути», «Доставлен», «Не доставлен»), сумма, оплачено и к оплате. Отменённые не входят.

• По заказам, по курьерам и по дням: доставок, доставлено, не доставлено, сумма.
• Отборы — доставка (все, доставлены, ещё не доставлены, не доставлены) и курьер.

«Предзаказы»

Незакрытые заказы на даты периода: дата и время, заказчик, получение (доставка или самовывоз), статус, сумма, бюджет, оплачено (предоплата) и к оплате. По дням — все дни периода: сколько заказов, с доставкой, сумма и сколько ещё получить.

«Товары в предзаказах»

Что понадобится для незакрытых заказов на даты периода — и хватит ли:

Чего не хватает — сверху. Перед 14 февраля и 8 Марта это готовый список для заказа поставщику.

«Поставщики»

Поступления за период по проведённым приходным накладным: по поставщикам (накладных, поставлено, возвращено поставщику, итого и доля), по товарам (сколько, на какую сумму, средняя цена закупки) и по накладным (номер ссылкой, дата, поставщик, номер у поставщика, сумма). Отборы — поставщик и категория.

«Списания товаров»

Сколько и на какую сумму списано за период — по себестоимости партий: по товарам, по причинам, по поставщикам партий и по документам (ссылкой). Разобранный букет с витрины — тоже списание. Переключатель «И недостачи инвентаризации» добавит и их — это тоже потери. Над таблицей — какая это доля от поставленного за тот же период.

«Движение товаров»

По каждому товару: на начало, пришло (поставки минус возвраты поставщику), продано (минус возвраты покупателей), списано, перемещено (с других точек минус на них), прочее (инвентаризация, пересорт, уценка) и на конец — количеством или по себестоимости. Остаток на конец — ещё и в рознице по нынешним ценам точки. На начало плюс движение — ровно на конец.

Продали в минус, а поставка пришла позже — себестоимость той продажи появится в «Продано», когда придёт поставка. Переключатель «И товары без движения» покажет и то, что лежит без продаж, — залежавшийся товар видно сразу.

Excel

«Скачать в Excel» — над таблицей: название отчёта, точка и даты, пояснения, таблица и итог. Суммы — числами в рублях, их можно складывать и делить дальше. На экране показываются первые 500 строк, в файле — все.

Выгружают те, у кого в роли «Учёт и финансы» — «Управление» на всех выбранных точках: владелец, администратор, бухгалтер. Каждая выгрузка записывается в «Журнал действий».

Кто видит

Отчёты видят те, у кого в роли есть право «Учёт и финансы» — на своих точках: владелец, администратор, администратор точек, бухгалтер. См. Настройки доступов.